Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is 4BetterResults.be BV, Waterkeer 4, 8587 Spiere-Helkijn, België. Ondernemingsnummer BE 0463.069.486. E-mail hallo@4betterresults.be, telefoon +32 (0)56 53 12 00, website www.4betterresults.be.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kun je steeds contact opnemen via hallo@4betterresults.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop je met ons in contact komt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• functie en bedrijfsgegevens;
• bedrijfsadres en contactgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens die je verstrekt bij een aanvraag, offerte, bestelling of inschrijving;
• informatie die je met ons deelt tijdens advies- of begeleidingstrajecten;
• gegevens over deelname aan opleidingen, groepsprogramma’s of andere activiteiten;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• account- en logingegevens voor online platformen;
• communicatie die je met ons voert, bijvoorbeeld via e-mail of formulieren;
• informatie over je gebruik van onze website, opleidingen en online diensten;
• foto’s of beeldmateriaal waarop je eventueel voorkomt;
• technische gegevens zoals IP-adres, browser, toestel en gebruiksgegevens, voor zover deze via cookies of vergelijkbare technologieën worden verzameld.

We proberen niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden.

Dienstverlening

Om onze advies-, coaching-, opleiding- en andere diensten te leveren, waaronder:

• voorbereiding en uitvoering van adviesopdrachten;
• communicatie met klanten en deelnemers;
• opvolging van afspraken en trajecten;
• organisatie van groepsprogramma’s;
• toegang tot online opleidingen, tools en platformen;
• administratie en facturatie.

Offertes en aanvragen

Wanneer je contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, gebruiken wij je gegevens om je vraag te beantwoorden, een voorstel te maken en eventueel verdere communicatie te voeren.

Online aankopen

Wanneer je een boek, opleiding, abonnement of ander product of dienst aankoopt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de bestelling uit te voeren, de betaling te verwerken, het product of de dienst te leveren en onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Relatiebeheer

Wij kunnen contactgegevens gebruiken voor klantenbeheer, opvolging van bestaande relaties en communicatie over onze dienstverlening.

Marketing

Wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat, kunnen wij contactgegevens gebruiken om informatie, nieuws, inzichten, uitnodigingen of andere commerciële communicatie van 4BetterResults te versturen. Waar toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. Je kunt je toestemming voor commerciële communicatie steeds intrekken.

Verbetering van onze website en dienstverlening

Wij kunnen gegevens over het gebruik van onze website en digitale diensten gebruiken om onze website, opleidingen, tools en dienstverlening te verbeteren. Voor zover hiervoor cookies of andere traceringsmiddelen worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, vragen wij die toestemming vooraf.

Beveiliging en fraudepreventie

Gegevens kunnen worden gebruikt om onze systemen, accounts, website en diensten te beveiligen en misbruik of fraude te voorkomen.

Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken bepaalde gegevens omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke of administratieve verplichtingen, bijvoorbeeld inzake boekhouding en fiscaliteit.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de rechtsgronden die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voorziet, waaronder:

• het uitvoeren van een overeenkomst of maatregelen die nodig zijn om een overeenkomst te sluiten;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantenbeheer, beveiliging, relatiebeheer en het verbeteren van onze dienstverlening;
• jouw toestemming, wanneer die wettelijk vereist is.

Wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is, kun je die toestemming steeds intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, kunnen wij een beroep doen op externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

• websitehosting;
• online opleidingen en digitale platformen;
• e-mail- en marketingcommunicatie;
• CRM en klantenbeheer;
• betalingsverwerking;
• boekhouding;
• IT-ondersteuning;
• analyse van websitegebruik;
• beveiliging;
• planning en afspraken;
• verzending en levering van producten.

Deze dienstverleners krijgen enkel toegang tot gegevens die nodig zijn om hun opdracht uit te voeren. Waar vereist sluiten wij met hen passende verwerkersovereenkomsten en maken wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Voor bepaalde diensten kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door ondernemingen die buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. In dat geval zorgen wij ervoor dat de doorgifte gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en dat passende waarborgen aanwezig zijn.

6. CRM, e-mail en marketing

Voor klantenbeheer en elektronische communicatie kunnen wij gebruikmaken van gespecialiseerde diensten, waaronder ActiveCampaign en Brevo.

Deze systemen kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht. Afhankelijk van de concrete dienst en configuratie kunnen daarbij ook internationale gegevensverwerkingen plaatsvinden. Wij nemen de maatregelen die volgens de toepasselijke privacywetgeving vereist zijn.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

De concrete bewaartermijn hangt af van het soort gegevens en de context. Zo kunnen:

• gegevens van klanten worden bewaard zolang de zakelijke relatie loopt en zolang dit nodig is voor de uitvoering, opvolging en eventuele bewijsvoering van overeenkomsten;
• boekhoudkundige en facturatiegegevens gedurende de wettelijk vereiste termijn worden bewaard;
• gegevens van prospects worden bewaard zolang er een relevante zakelijke relatie of gerechtvaardigd belang bestaat, of tot je bezwaar maakt;
• gegevens voor marketingdoeleinden worden verwijderd of niet langer gebruikt wanneer je je uitschrijft of wanneer er geen geldige rechtsgrond meer bestaat;
• gegevens van online accounts worden bewaard zolang het account actief is en zolang dit nodig is voor de levering van de betreffende dienst.

8. Vertrouwelijkheid

In het kader van onze adviesactiviteiten ontvangen wij regelmatig vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

4BetterResults behandelt dergelijke informatie vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de betrokken opdracht, tenzij anders overeengekomen of tenzij wij wettelijk verplicht zijn informatie bekend te maken.

Persoonsgegevens worden eveneens vertrouwelijk behandeld en enkel toegankelijk gemaakt voor personen en dienstverleners die deze gegevens voor hun opdracht nodig hebben.

9. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens bepaalde activiteiten kunnen foto’s of ander beeldmateriaal worden gemaakt.

Wij proberen personen waar mogelijk niet herkenbaar in beeld te brengen. Wanneer iemand niet akkoord gaat met het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal, kan die persoon dit aan ons melden. Wij zullen het betreffende beeldmateriaal, waar redelijkerwijs mogelijk, verwijderen of niet verder gebruiken.

Voor specifieke publicaties waarvoor een afzonderlijke toestemming vereist is, zullen wij die toestemming vragen.

10. Jouw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG heb je onder meer het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen de verwerking te laten beperken;
• in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen verwerking;
• je gegevens in bepaalde gevallen te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt je ook steeds uitschrijven voor commerciële e-mails door gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid in de betreffende e-mail of door contact met ons op te nemen.

Voor het uitoefenen van je rechten kun je mailen naar hallo@4betterresults.be. Wij kunnen vragen om voldoende informatie om je identiteit te kunnen controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

11. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen. We proberen dergelijke vragen steeds zorgvuldig en snel op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor de werking, beveiliging en basisfunctionaliteiten van de website. Voor andere cookies, bijvoorbeeld voor analyse, marketing of bepaalde externe diensten, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website of de toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.4betterresults.be.